Інформація про захист даних на онлайн зустрічах, телефонних конференціях і вебінарах, що проводяться з використанням ZOOM
Далі ми хотіли б повідомити вам про обробку персональних даних в разі проведення онлайн заходів з використанням Zoom.
Мета обробки даних
Ми застосовуємо інструмент Zoom з метою проведення телефонних конференцій, онлайн зустрічей, відео конференцій та/або вебінарів (надалі – «онлайн зустрічі»). Zoom – це сервіс компанії Zoom Video Communications, Inc., що знаходиться в США.
Контролер
Контролером обробки персональних даних, що пов’язана з проведенням онлайн зустрічей, є:
швейцарсько-українська програма «Розвиток торгівлі з вищою доданою вартістю в органічному та молочному секторах України» (офіс 535, 190, вул. Харківське шосе, Київ, Україна, 02121).
Примітка: Якщо ви заходите на сайт Zoom, надавач сервісу Zoom відповідає за обробку даних. Проте використання сайту потрібне лише для того, щоб завантажити програмне забезпечення для використання сервісу Zoom.
Ви також можете використовувати Zoom, якщо введете відповідні ідентифікаційні дані і, за необхідності, більш детальні дані для отримання доступу до зустрічі безпосередньо в застосунку Zoom.
Якщо ви не хочете чи не маєте права використовувати застосунок Zoom, ви можете скористатися базовими функціями браузерної версії, яку ви також можете знайти на сайті Zoom.
Які дані обробляються?
При використанні сервісу Zoom здійснюється обробка різних даних. Обсяг також залежить від даних, які ви надаєте до або під час участі в онлайн зустрічі.
Обробці підлягають наступні персональні дані:
Дані користувача: ім’я, прізвище, номер телефону (опційно), адреса електронної пошти, пароль (якщо не використовується одноразовий вхід), фото профілю (опційно), відділ (опційно).
Метадані зустрічі: тема, опис (опційно), IP-адреси учасників, інформація про пристрій/обладнання.
Для запису (опційно): MP4 файл всіх записів відео, аудіо і презентацій, M4A файл усіх аудіозаписів, текстовий файл чату онлайн зустрічі.
Для підключення через телефон: інформація про номер вхідного і вихідного дзвінка, назва країни, час початку і закінчення. Якщо потрібно, можуть зберігатися більш детальні дані щодо підключення, такі як IP-адреса пристрою.
Текстові, аудіо- і відеодані: На «онлайн зустрічі» ви можете мати можливість використовувати функції чату, питань чи опитувань. В цьому разі ваші записи текстової інформації обробляються, щоб відобразити їх на онлайн зустрічі і, якщо потрібно, записати їх. Щоб мати можливість демонструвати відео і програвати аудіо, дані мікрофону та/або відеокамери вашого пристрою відповідним чином обробляються під час онлайн зустрічі. Ви можете самостійно в будь-який час вимкнути камеру чи звук мікрофону в застосунках Zoom.
Щоб взяти участь в онлайн зустрічі або зайти в кімнату зустрічей, вам потрібно принаймні вказати своє ім’я.
Обсяг обробки
Ми використовуємо Zoom для проведення онлайн зустрічей. Якщо ми хочемо зробити запис онлайн зустрічі, ми прозоро інформуємо вас про це заздалегідь і, якщо потрібно, просимо у вас згоди на це. Якщо йде запис, в застосунку Zoom з’являється відповідне повідомлення.
Ми записуватимемо зміст чату, якщо це буде потрібно для запису результатів зустрічі. Проте так буде не завжди.
Під час вебінарів ми також можемо здійснювати обробку питань, які ставлять учасники, з метою запису і відстеження проведення вебінару.
Якщо онлайн зустріч записується, а ви б хотіли залишитися анонімним, ми рекомендуємо тримати камеру вимкнено і вказати псевдонім під час реєстрації/входу на зустріч.
Якщо ви реєструєтеся в Zoom як користувач, то звіти про онлайн зустрічі (метадані зустрічі, дані підключення з телефону, питання і відповіді на вебінарах, функція опитування на вебінарах) можуть зберігатися в Zoom протягом не більше одного місяця.
Автоматизоване прийняття рішень відповідно до Статті 22 Загального регламенту про захист персональних даних не застосовується.
Правова основа для обробки даних
Правова основа для обробки даних під час проведення онлайн зустрічей – Ст. 6, абз. 1 пп. b) Загального регламенту про захист персональних даних. Якщо ви здійснюєте запис, вкажіть «Я даю згоду», якщо зустрічі проводяться в рамках договірних відносин.
Якщо договірні відносини відсутні, правовою основою для обробки даних є Ст. 6 абз. 1 пп. f) Загального регламенту про захист персональних даних. В цих випадках наш інтерес полягає в ефективному проведенні онлайн зустрічей.
Передача та отримувачі даних
Персональні дані, обробка яких здійснюється у зв’язку з участю в онлайн зустрічах, зазвичай не передаються третім особам, лише якщо вони не призначені спеціально для передачі. Будь ласка, зауважте, що зміст онлайн зустрічей, так само як і особистих зустрічей, часто використовується для передачі інформації клієнтам, зацікавленим сторонам або третім сторонам, і тому призначений для передачі.
Інші отримувачі: Провайдер сервісу Zoom отримує зазначені дані, оскільки це передбачено в контексті нашого контракту із Zoom про обробку замовлення.
Обробка даних за межами ЄС/ЄЕЗ
Zoom – це сервіс, що надається компанією, зареєстрованою в США. Таким чином обробка персональних даних відбувається також в третій країні. Ми уклали договір про обробку замовлення із провайдером сервісу Zoom, що відповідає вимогам Статті 28 Загального регламенту про захист персональних даних.
Відповідний рівень захисту даних гарантується шляхом включення так званих стандартних контрактних положень ЄС.
Контактні дані для адресування питань, пов’язаних з конфіденційністю
Швейцарсько-українська програма «Розвиток торгівлі з вищою доданою вартістю в органічному та молочному секторах України»
Адреса: офіс 535, 190, вул. Харківське шосе, Київ, Україна, 02121.
Email: info@qftp.org
Ваші права як суб’єкта даних
Ви маєте право отримувати інформацію, що стосується ваших персональних даних. Ви можете зв’язатися з нами щодо інформації в будь-який час.
В разі запиту щодо інформації, який не було зроблено письмово, ми просимо вас про розуміння, коли нам може знадобитися підтвердження вашої особи.
Окрім цього ви маєте право на виправлення, видалення чи обмеження даних, оскільки ви маєте на це право відповідно до закону.
Нарешті, ви маєте право заперечувати проти обробки даних в рамках закону.
Ви також маєте право на перенесення даних в рамках закону про захист персональних даних.
Видалення даних
З принципових міркувань ми видаляємо персональні дані, коли немає потреби у їх подальшому зберіганні. Можливо нам потрібно буде зберігати ваші дані, зокрема якщо дані все ще потрібні для виконання договірних зобов’язань, перевірки, забезпечення чи відхилення гарантії і, якщо потрібно, для гарантійних випадків. В разі існування зобов’язань про зберігання, встановлених в статуті, видалення даних можливе лише після закінчення терміну дії відповідних зобов’язань про зберігання.
Право на скаргу
Якщо у вас склалося враження, що ми незаконно обробляємо ваші персональні дані, ви маєте право поскаржитися компетентному органу у сфері захисту персональних даних.
Зміни
Ми переглядаємо цей документ в разі змін, пов’язаних з обробкою даних, або інших обставин, які потребують внесення змін. На нашому вебсайті завжди опублікована остання версія.
Серпень 2021 року.
